As retenções federais são os tributos da União que uma empresa contratante desconta do pagamento e recolhe no lugar do prestador. São três blocos: o imposto de renda retido na fonte (IRRF), as contribuições PIS, COFINS e CSLL retidas juntas (chamadas de CSRF, com 4,65%) e a contribuição previdenciária de 11% (INSS) em cessão de mão de obra. Elas valem quando uma empresa paga outra empresa por certos serviços. Para o MEI e para quem é do Simples Nacional, a regra geral é não reter. O emissaoja deixa as retenções visíveis na revisão de cada nota.
IRRF: 1,5% ou 1%
- 1,5% sobre serviços profissionais prestados por uma empresa a outra: medicina, engenharia, advocacia, contabilidade, consultoria, design, programação e as demais profissões listadas no regulamento do imposto de renda (Decreto 9.580/2018, art. 714).
- 1% sobre limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra (art. 716).
- Não há retenção quando o imposto calculado fica abaixo de R$ 10,00.
- Não há retenção quando o prestador é optante do Simples Nacional.
PIS, COFINS e CSLL: 4,65%
A Lei 10.833/2003 (art. 30) manda a empresa que paga certos serviços a outra empresa reter, de uma vez:
| Contribuição | Alíquota |
|---|---|
| CSLL | 1% |
| COFINS | 3% |
| PIS | 0,65% |
| Total | 4,65% |
Entram, entre outros: limpeza, conservação, manutenção, segurança, vigilância, transporte de valores, locação de mão de obra, assessoria creditícia e mercadológica, administração de contas a pagar e a receber e os serviços profissionais. A retenção é dispensada quando o total fica abaixo de R$ 10,00, e o prestador optante do Simples Nacional está fora, desde que informe o regime (a NFS-e já traz essa informação).
INSS: 11% na cessão de mão de obra
A Lei 8.212/1991 (art. 31) manda o contratante reter 11% do valor da nota quando o serviço é prestado por cessão de mão de obra ou empreitada: limpeza, vigilância, construção, manutenção, digitação, entre outros, feitos com trabalhadores à disposição do cliente.
- A empresa do Simples dos anexos I a III fica fora.
- A do anexo IV (construção, limpeza, vigilância, serviços advocatícios) sofre a retenção, porque recolhe a contribuição patronal por fora do DAS.
- O MEI não sofre retenção de INSS. Quando a empresa contrata MEI para hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria ou reparo de veículos, ela é que recolhe a contribuição patronal sobre o valor (LC 123/2006, art. 18-B). É obrigação do contratante, não um desconto na nota.
Órgãos públicos federais
Quando o tomador é órgão ou entidade da administração federal, a retenção segue regra própria: IR, CSLL, PIS e COFINS são retidos juntos, com alíquotas que variam por tipo de serviço. O optante do Simples também fica fora dessa retenção. Para vender a órgão público, alinhe com o contador antes da primeira nota.
Como fica a nota
Cada retenção aparece em campo próprio, com valor. O valor do serviço continua cheio, e o líquido é o que o cliente paga. O cliente recolhe as retenções por DARF ou pelo eSocial e a EFD-Reinf, e esses valores são abatidos dos tributos que a sua empresa apura no período.
No emissaoja, as retenções ficam marcadas no serviço quando o cliente costuma reter, e você confere na revisão antes de emitir. Para o quadro geral, com ISS e ICMS, veja retenções na nota fiscal.
Perguntas frequentes
Sou do Simples. O cliente reteve 4,65%. Está certo?
Não. Optante do Simples não sofre retenção de PIS, COFINS e CSLL nem de IR. Mostre ao cliente que a empresa é do Simples (o regime aparece na nota) e peça a devolução ou a correção no pagamento seguinte.
Pessoa física retém imposto na minha nota?
Não. As retenções federais são obrigação de pessoas jurídicas. Quando o cliente é pessoa física, a nota sai sem retenção federal.
Quanto custa emitir com retenção?
O mesmo que qualquer nota. No emissaoja a primeira nota do mês é grátis.