Retenção na fonte é quando o cliente desconta um imposto do valor que te paga e recolhe esse imposto no seu lugar. A nota continua com o valor cheio do serviço; o que cai na sua conta é o valor líquido. Há retenções municipais (ISS), federais (IR, PIS, COFINS, CSLL e INSS) e, na nota de serviço, nenhuma estadual. A regra mais importante para quem é pequeno: o MEI, em geral, não sofre nenhuma delas, e a empresa do Simples Nacional fica fora da maior parte. O emissaoja mostra na revisão se a nota tem retenção antes de emitir.
Resumo: quem retém o quê
| Retenção | Esfera | Quando acontece | MEI | ME/EPP do Simples |
|---|---|---|---|---|
| ISS | Municipal | Quando a lei do município nomeia o tomador, e nos subitens do art. 6º da LC 116 | Em regra, não | Sim, quando a lei manda, com a alíquota do Simples |
| IRRF (1% ou 1,5%) | Federal | Empresa que paga serviço profissional, de limpeza, de vigilância ou de mão de obra a outra empresa | Não | Não |
| PIS, COFINS e CSLL (4,65%) | Federal | Empresa que paga serviços profissionais, de limpeza, de manutenção, de vigilância e outros a outra empresa | Não | Não |
| INSS (11%) | Federal | Cessão de mão de obra ou empreitada | Não (o contratante tem obrigação própria em alguns serviços) | Só nas atividades do anexo IV |
| ICMS | Estadual | Não existe na nota de serviço | — | — |
Os detalhes de cada uma estão em retenção de ISS, retenções federais e retenção estadual.
Por que o MEI fica fora
O MEI paga um valor fixo por mês no DAS, que já inclui o ISS (ou o ICMS) e o INSS dele. Como o imposto não depende do faturamento, não há o que reter: um desconto na fonte faria o MEI pagar duas vezes. As regras do Simples Nacional não preveem retenção de tributos federais sobre a nota do MEI, e a maioria das prefeituras segue a mesma linha no ISS.
Há uma exceção que confunde: quando uma empresa contrata MEI para hidráulica, eletricidade, pintura, alvenaria, carpintaria ou manutenção e reparo de veículos, ela tem de recolher a contribuição previdenciária patronal sobre o valor (LC 123/2006, art. 18-B). Isso é obrigação do contratante, não retenção na sua nota.
Por que o Simples quase sempre fica fora
A empresa do Simples recolhe IR, PIS, COFINS e CSLL dentro do DAS. Por isso as normas da Receita dispensam a retenção desses tributos quando o prestador é optante, desde que ele informe isso ao cliente (a nota já indica o regime). O ISS é exceção: o município pode exigir a retenção, e a alíquota informada é a do Simples naquele mês. O INSS de 11% vale para as atividades do anexo IV, como construção, limpeza e vigilância.
Como fica a nota com retenção
- O valor do serviço é o valor cheio, por exemplo R$ 5.000,00.
- Cada retenção aparece no seu campo, com a alíquota e o valor.
- O valor líquido é o que o cliente paga, por exemplo R$ 4.767,50 se houver 4,65% de PIS, COFINS e CSLL.
- O cliente recolhe as retenções e te manda o comprovante. Guarde-o: ele prova que o imposto foi pago.
No emissaoja a retenção é uma marcação do serviço, que você ajusta na revisão quando o cliente informa que vai reter.
Perguntas frequentes
O cliente quer reter, mas eu sou MEI. O que faço?
Mostre que você é MEI e peça a base legal da retenção. Sem lei que a obrigue, a nota sai sem retenção. Reter sem base faz você receber menos sem poder abater nada no DAS. Veja também o cliente vai reter o ISS.
Existe valor mínimo para reter?
Para PIS, COFINS e CSLL, e para o IRRF, a Receita dispensa a retenção quando o valor retido fica abaixo de R$ 10,00. No ISS, depende da lei municipal.
Quanto custa emitir uma nota com retenção no emissaoja?
O mesmo que qualquer outra. A primeira nota do mês é grátis.