Quando o cliente diz que vai reter o ISS, ele está dizendo que vai descontar o imposto do valor que te paga e recolher direto para a prefeitura, no lugar de você. A nota continua saindo com o valor cheio do serviço; o que muda é um campo que indica "ISS retido pelo tomador" e o valor líquido que cai na sua conta. Isso só é válido quando a lei do município do serviço atribui essa responsabilidade ao tomador.
A base legal é a Lei Complementar 116/2003, que permite aos municípios nomear o tomador como responsável pelo recolhimento. Cada prefeitura decide em lei própria quem retém e em quais serviços. Em geral são empresas tomadoras (muitas vezes só as maiores, órgãos públicos ou condomínios) e, obrigatoriamente, os casos em que o ISS é devido no município onde o serviço foi executado, como obra e limpeza. Leia serviço em outro município para esses casos.
Como fica a nota e o recebimento
No emissaoja, a retenção é uma marcação do serviço (retem_iss) que você pode ajustar na nota quando a tela de revisão pedir. Com ela ligada, a nota sai com valor do serviço, por exemplo R$ 2.000,00, e o campo de ISS indica retenção pelo tomador. O cliente paga o valor menos o ISS e recolhe a diferença em nome dele. Guarde o comprovante de retenção que ele te mandar: é ele que prova que o imposto foi pago.
Na sua apuração do Simples Nacional, o ISS retido na fonte sai do que você paga no DAS daquele mês: quem cuida da sua contabilidade informa isso no PGDAS-D, para o imposto não ser pago duas vezes. Se você faz o DAS sozinho, avise o contador sobre cada nota retida.
Quando isso muda
Você é MEI. O MEI paga o ISS em valor fixo dentro do DAS, independente do faturamento. Por isso as regras do Simples Nacional, em geral, não preveem retenção de ISS sobre a nota do MEI, e a maioria dos municípios segue isso. Mas a lei é municipal: há prefeituras com regras próprias, e tomadores grandes às vezes retêm por hábito. Se o cliente insiste, mostre que você é MEI e peça a ele a base legal; na dúvida, pergunte ao contador antes de marcar a retenção. Marcar retenção numa nota de MEI sem base legal faz você receber menos sem abater nada no DAS.
O cliente retém, mas não é obrigado. Retenção indevida gera trabalho para os dois lados: você recebe a menos e precisa comprovar o recolhimento. Pergunte em qual lei municipal ele se baseia. Se não houver, a nota sai sem retenção e você paga o ISS normalmente no DAS.
O ISS é devido em outro município. Nas exceções da LC 116 (obra, limpeza, vigilância, estacionamento, entre outras) o imposto vai para a cidade onde o serviço foi executado, e a retenção pelo tomador costuma ser obrigatória. O emissaoja não atende quem emite habitualmente em mais de um município; se esse é o seu caso, confirme com o contador como emitir.
O cliente é órgão público. Órgãos públicos costumam reter ISS e também tributos federais (IR, CSLL, PIS, COFINS), com regras próprias. Isso não aparece na NFS-e como retenção de ISS e precisa de orientação do contador.
Perguntas frequentes
A nota sai com o valor cheio ou com o valor líquido?
Com o valor cheio do serviço. O ISS retido é indicado na nota e o cliente paga o líquido. Não emita a nota pelo valor que vai cair na conta: isso reduz a base do imposto de forma errada.
Quem define a alíquota do ISS retido?
A lei do município onde o ISS é devido, dentro do limite de 2% a 5% da LC 116. Para empresa do Simples, muitas prefeituras exigem que a alíquota informada na nota seja a do Simples Nacional daquele mês. O emissaoja pede a alíquota (aliquota_iss) quando ela faz diferença para a sua nota; confirme o valor com o contador.
O cliente reteve e não repassou. O problema é meu?
Quando a lei municipal nomeia o tomador como responsável, a obrigação de recolher é dele. Guarde a nota e o comprovante de pagamento líquido. Mesmo assim, fale com o contador: há municípios que mantêm a responsabilidade solidária do prestador.
Posso corrigir uma nota que saiu sem a retenção?
Nota emitida não se altera. O caminho é cancelar e emitir outra com a marcação certa, dentro do prazo do seu município. Veja cancelar NFS-e e substituir nota errada.