Você cancela uma NFS-e quando ela saiu errada ou quando o serviço não aconteceu, dentro do prazo que o seu município dá para isso. O cancelamento é um evento registrado no Emissor Nacional: a nota não some, fica marcada como cancelada, e o tomador passa a vê-la assim também. Passado o prazo municipal, cancelar depende de análise da prefeitura e é feito no próprio portal.
No emissaoja, o cancelamento é pelo app ou pela API: você escolhe a nota, informa o motivo (erro na emissão ou serviço não prestado) e, se quiser, uma justificativa em texto. O pedido vai para o Emissor Nacional e você acompanha até a confirmação. Nota cancelada continua na sua lista, com o PDF e o XML, para o seu histórico.
Passo a passo
- Confirme que é cancelamento mesmo. Se o serviço foi prestado e só o valor ou a descrição estão errados, você vai precisar de uma nota nova no lugar: leia substituir nota errada antes.
- Avise o cliente. Se ele já lançou a nota na contabilidade dele, o cancelamento vai aparecer para ele e pode gerar retrabalho do lado de lá.
- No emissaoja, abra a nota e peça o cancelamento, com o motivo. Motivo 1 é erro na emissão; motivo 2 é serviço não prestado.
- Aguarde a confirmação do Emissor Nacional. Até ela chegar, não emita a nota substituta por impulso: espere o cancelamento constar.
- Se for o caso, emita a nota certa e envie o novo PDF ao cliente.
Quando isso muda
O prazo acabou. O padrão nacional da NFS-e dá ao município a palavra sobre o prazo de cancelamento direto. Há cidades com poucos dias, outras com o mês inteiro, outras que aceitam até a apuração do ISS. Depois disso, o Emissor Nacional não aceita o evento de cancelamento simples: o caminho é um pedido à prefeitura, pelo portal ou por processo administrativo, com análise do fisco. O emissaoja não faz esse pedido por você. Pergunte ao contador o prazo da sua cidade antes de precisar dele.
O ISS já foi pago. Se a nota cancelada entrou no DAS ou foi retida pelo tomador, o imposto pago precisa ser compensado ou pedido de volta, e isso é com quem cuida da sua contabilidade. Cancelar a nota não devolve o imposto sozinho.
O tomador reteve o ISS. Avise antes de cancelar. Ele vai precisar estornar a retenção do lado dele, e a prefeitura pode questionar os dois.
A nota já foi paga pelo cliente. Cancelar a nota não cancela o pagamento. Se o serviço foi prestado e pago, a nota deve existir; o que você faz é substituir a errada por uma certa, não cancelar e ficar sem nota.
Cancelamento x substituição. Cancele quando não deve existir nota nenhuma (serviço não aconteceu, nota em duplicidade, cliente errado sem ter prestado nada a ele). Substitua quando o serviço aconteceu e a nota tem um dado errado: aí a nota certa toma o lugar da errada, mantendo o registro do serviço.
Cancelar para "limpar" o faturamento. Nota cancelada continua no histórico do Emissor Nacional, e cancelamentos frequentes sem motivo chamam atenção do fisco. Cancele por erro real.
Perguntas frequentes
Nota cancelada conta no plano do emissaoja?
Conta. Uma nota entra no limite do mês quando o Emissor Nacional aceita o pedido de emissão; cancelar depois não devolve a cota. Nota recusada pelo fisco não conta.
O cliente recebe aviso do cancelamento?
O Emissor Nacional não manda e-mail para o tomador; a nota aparece como cancelada na consulta pela chave de acesso e no painel dele, se for empresa. Avisar o cliente é com você. Mande o PDF da nota nova, se houver.
Posso cancelar uma nota emitida pelo portal, fora do emissaoja?
Pode, se ela está na sua lista. O emissaoja traz as notas dos últimos 90 dias quando você conecta a empresa, e o cancelamento funciona para elas também, dentro do prazo do município.
Quanto tempo leva?
O pedido de cancelamento é enviado na hora e a confirmação do portal costuma vir em segundos, quando o Emissor Nacional está estável. Se o portal demorar, o pedido fica em andamento até a resposta chegar, e você acompanha pela lista de notas. Veja quanto tempo leva.